ما فوائد إدارة تجديد العقود من خلال التشغيل الآلي؟
يمكن أن تكون إدارة دورة حياة العقد (CLM)، بما في ذلك العقود الجديدة والتجديدات وسير عمل العقد والحصول على التوقيعات الإلكترونية وضمان استلام العقود بحلول تاريخ التجديد، أجزاءً تستغرق وقتًا طويلاً من عمليات الشراء، خاصةً عندما تكون عملية سير العمل معقدة.
ونظرًا إلى أن العديد من العقود تعتمد على النماذج والتوقيعات الإلكترونية، فهي عملية تجارية مناسبة بشكل مثالي لنظام التشغيل الآلي الروبوتي للعمليات. وفيما يأتي بعض مزايا التشغيل الآلي لعملية إدارة العقود:
الدافع للتحول الرقميتنطوي العقود أو التعديلات أو التجديدات على العمليات اليدوية، وصياغة العقود والتحديثات التي تستغرق وقتًا طويلاً، وعملية موافقة أصحاب المصالح المتعددين، والعمليات التجارية لسجلات التدقيق، وإدارة دورة حياة العقد (CLM). ويمكن تشغيل الوظائف آليًا كجزء من التحول الرقمي للشركة. شركة Symantec وفرت 4500 ساعة باستخدام نظام التشغيل الآلي للعمليات الروبوتية في Automation Anywhere.
نمو الموظفيمثل الموظفون أصحاب المصالح الرئيسيين في عملية إدارة العقود، ويمكنهم تحديد العقبات والعمليات التجارية وسير العمل واختبار برامج إدارة العقود. ويمكنهم المساعدة على إنشاء قوالب العقود وعمليات الموافقة والمساهمة في إنشاء حل تعاقد سهل الاستخدام، وكل ذلك يوفر فرص نمو للموظفين.
تقليل الخطأيهدر إدخال بيانات إنشاء العقود يدويًا الوقت ويكون عرضة للخطأ، ما يتسبب في إحباط أصحاب المصالح وفريق المبيعات الداخلي/الخارجي وعمليات الشراء ومقدمي الخدمات والأطراف المقابلة. يمكن لحلول إدارة العقود وتطبيقاتها التشغيل الآلي لسير العمل وتبسيطه، وإنشاء لوحات معلومات وتحديثها، ويمكن للموظفين التركيز على إدارة العلاقات.
الثقة والسمعةتؤثر العقود غير المكتملة أو التي تنطوي على أخطاء سلبًا في المُصدر. وتعمل عمليات تكامل برامج إدارة العقود على تحسين أوقات الاستجابة، وتحديد فرص التجديد، وضمان الوفاء بمواعيد تجديد العقد، وتبسيط إدارة التجديد وعمليات الموافقة. وتؤدي هذه العوامل إلى بناء الثقة والسمعة مع أصحاب المصالح الداخليين والخارجيين.
تبسيط سير العمليمكن لحلول إدارة العقود المعتمدة على التشغيل الآلي تبسيط الوظائف، وتسهيل عملية إدارة العقود وعملية الموافقة، وتتبع المعالم الرئيسية وبيانات العقد لتوفير سجلات تدقيق شفافة. ويمكن لنظام التشغيل الآلي الروبوتي للعمليات إجراء تعديلات على العقد في الوقت الفعلي، مع توفير تحديثات الحالة في الوقت الفعلي لفريق المبيعات وأصحاب المصالح.
زيادة نسبة الكفاءةيراقب برنامج إدارة عقود نظام التشغيل الآلي الروبوتي للعمليات التجديدات والتذكيرات، وينشئ قوالب في الوقت الفعلي، ويحصل على التوقيعات الإلكترونية، ويحفظ العقود في الأرشيف. وتوفر القدرة على تحديث مستودع مركزي ومعالم رئيسية ولوحات معلومات سير عمل مبسطًا. وأقرت شركة Dai-ichi Life Insurance بمدى كفاءة نظام التشغيل الآلي الروبوتي للعمليات، بالإشارة إلى توفير 132 ألف ساعة سنويًا.
مَن المستفيد من التشغيل الآلي لتجديد العقود؟
يعمل نظام التشغيل الآلي الروبوتي للعمليات على تبسيط عمليات العمل عبر كل المواقع للتفاوض على العقود وإنشائها وتجديدها، ويميز التناقضات ويحقق فيها، ويحفظ العقود في الأرشيف، ويدير المستندات المطلوبة لزيادة الربحية.
كانت هناك أوقات اضطررت فيها إلى البقاء مستيقظًا حتى الساعة 3 صباحًا مع نماذج طلبات المعالجة الصباحية. والآن، تتولى الروبوتات المعالجة، ويمكنني التركيز أكثر على العملاء.
- براندي فورد، كبير مسؤولي العقود، شركة Automation Anywhere 
88%
نسبة الانخفاض في وقت معالجة العقود
100%
نسبة الانخفاض في معالجة الاستثناء مع واجهة AARI
80%
نسبة الانخفاض في وقت معالجة التوقيعات
طريقة إدارة تجديد العقود باستخدام التشغيل الآلي في مساعدة عملك
يمكن لإدارة العقود رفع مستوى الأداء المالي وزيادة الأعمال. إذ تؤثر عقود عمليات الشراء والموردين تأثيرًا مباشرًا في التوريد والتكاليف والأرباح. يمكن للتشغيل الآلي لعمليات تجديد العقود تبسيط عمليات الموافقة، وتوحيد صياغة العقود والأحكام وتدفقات العمل، والالتزام بمتطلبات الامتثال التنظيمي، وإنشاء مستودع مركزي بحيث يمكن استرداد العقود بسهولة، وإنشاء سجلات تدقيق شفافة.
تحسين الجودة
- استخدام برنامج إدارة دورة حياة العقد الحالي لإكمال العديد من الوظائف الكتابية باستمرار دائمًا
- التأكد من أن أسعار العقود والفواتير والقوالب متسقة من عميل إلى عميل.
- دمج البيانات من منصات متعددة، بما في ذلك الأنظمة القديمة، في لوحة معلومات واحدة
- تمييز المعلومات غير المكتملة أو الخاطئة، والتوجه إلى التحقيق والحل بمجرد اكتشافها
- إنشاء سجل تدقيق واضح في عمليات إدارة العقود الخاصة بك
عمليات الشراء
- تحديث مفاوضات العقد في الوقت الفعلي مع الحفاظ على سجل تدقيق من أجل التغييرات والاستثناءات
- التحقق من طلبات الخصومات والأسعار والاستثناءات مقابل العمليات التجارية،
- حجز المواعيد وإرسال المعلومات والمستندات الضرورية آليًا إلى التقويمات المناسبة
- تحديد المصطلحات غير القياسية والإبلاغ عنها بسرعة، وتوجيهها للتحقيق، وتحديث حالة العقد
- تتبع الأسعار المتدرجة والخصومات وتغييرات المكافآت أو العقوبات، وضبط الأسعار لعكس البيانات
- فحص مصادر البيانات المتعددة للإبلاغ عن الموردين الذين لديهم مشكلات أو تصعيدات أو تأخيرات أو لم يستوفوا أي متطلبات
الشؤون المالية
- ضمان إنشاء العقود وفقًا للشروط القياسية، مع التحكم في البيانات وتنفيذ الامتثال التنظيمي بالاعتماد على التشغيل الآلي
- تقليل الأخطاء البشرية وتحسين التدفق النقدي وتوفير الوقت في التسوية اليدوية وإدخال البيانات
- تحليل أحكام العقد، وتمييز التناقضات والاستثناءات والخصومات والانحرافات
- جمع البيانات واستخراجها ومعالجتها من مجموعة متنوعة من التنسيقات من أجل عمليات تعديل العقود والشروط والأحكام
- إنشاء بيانات في الوقت الفعلي وتقارير استثناء وعمليات تسوية وبيانات تدقيق شفافة عند الطلب
الخدمات المشتركة
- زيادة الإنتاجية وتقليل الأخطاء وتوفير شفافية العمليات عبر دورة حياة إدارة العقود
- التحقيق في الاستثناءات والتناقضات ومشكلات التسوية وتحليلها وحلها
- توجيه عمليات التجديد القادمة إلى أقسام المبيعات ودعم العملاء والمحاسبة وعمليات الشراء
- الوصول إلى البيانات من مجموعة متنوعة من أنظمة المؤسسة ومستنداتها، وجمع المعلومات وإنشاء التقارير
- تحسين الاتصالات بين الأقسام، وتحسين سير عمل العقد، وإنشاء التوحيد في الشروط والأسعار
- تحديد مخاوف الامتثال، وتوجيه المشكلات إلى القسم المناسب، وتقديم المستندات الداعمة
المطلوب البحث عنه في منصة التشغيل الآلي لعمليات تجديد العقود
عند التفكير في الاستثمار في أحد حلول إدارة العقود المعتمدة على التشغيل الآلي، من المهم التفكير في نوع الحل الذي تبحث عنه. ما مدى الانتشار الذي تريده لدمج الحل؟ ربما كنت تبحث فقط عن حل لتشغيل العقد آليًا لإكمال الحقول في نموذج العقد في هذا الوقت، ولكنك قد ترغب في الحصول على ميزات أخرى في المستقبل. نظرًا إلى أن عملك يجب أن يتغير مع نمو الشركة، فأنت تريد أن يكون حل التشغيل الآلي الخاص بك قابلاً للتطوير. لذلك يمكنك الاستمرار في إنشاء عقود مخصصة، وإرسال العقود للموافقة عليها وإرسال التوقيعات الإلكترونية، وتمييز الاستثناءات والإجراءات الأخرى.
ما نوع منصات المؤسسات التي تعمل فيها حاليًا؟ هل ستحتاج إلى استخراج المعلومات من الأنظمة القديمة؟ هل حل إدارة العقود متوافق؟ هل يمكنك توسيع نطاق الحل لتلبية احتياجاتك؟ هل لديك خبرة داخلية لتخصيص حل إدارة العقود؟ حدد احتياجاتك الآن وركز على المستقبل.
كيفية البدء في التشغيل الآلي لتجديد العقود
ابدأ بتحديد الوظائف أو العمليات التجارية التي تريد تشغيلها آليًا، وحدد أدلة المفاهيم الخاصة بك وكيفية تقييم النجاح. هل هناك أقسام رئيسية ستستفيد من التشغيل الآلي لتجديد العقود؟ أين تكمن العقبات في عمليتك؟
يمكنك تجربة Automation 360، منصة التشغيل الآلي الذكي الرائدة في العالم للحصول على نسخة تجريبية مجانية مدعومة بالكامل لمدة 30 يومًا، ما يمنحك الوقت لاختبار أدلة للمفاهيم (PoC) وحالة العمل. يمكن أن تساعدك Automation Anywhere في كل خطوة من طريقك.
